Cât durează o licitație publică, de la anunț la semnarea contractului: termenele din lege, pas cu pas

Calendarul pe care îl cere legea

O procedură nu e un termen de depunere, e un lanț de termene. Fiecare verigă are în lege o limită, minimă sau maximă, și, în practică, o durată proprie. Calendarul de mai jos e cel al unei licitații deschise peste pragul european, procedura cu cele mai lungi termene; procedura simplificată are termene mai scurte la depunere, dar aceleași etape după.

Între depunere și comunicarea rezultatului stă evaluarea. Legea nu-i fixează o durată minimă, ci una maximă. Raportul procedurii se întocmește în cel mult 60 de zile lucrătoare de la termenul de depunere la licitația deschisă și la cea restrânsă [10]. La procedura simplificată, limita e de 20 de zile lucrătoare [11]. În cazuri temeinic justificate, cu aprobarea conducătorului autorității, termenul se poate prelungi o singură dată [12]. Prelungirea are cel mult 30 de zile lucrătoare la licitația deschisă și restrânsă și cel mult 15 zile lucrătoare la procedura simplificată [12]. Decizia de prelungire se comunică ofertanților în cel mult două zile lucrătoare de la expirarea termenului inițial [20]. E etapa cu cea mai mare variație: săptămâni pe o procedură simplă, luni pe una cu multe oferte și multe clarificări.

Etapa 1: de la anunț la depunere

Perioada de bază de 35 de zile [1] scade la 30 de zile când autoritatea acceptă depunerea electronică și folosește reducerea [7]. Într-o urgență demonstrată, sau după un anunț de intenție publicat în condițiile din lege, poate coborî la 15 zile [19][21]. La o procedură cu depunere electronică, un anunț cu 30 de zile până la termen nu e, deci, sub minimul legal [7]. Pentru tine, asta înseamnă că timpul de pregătire a ofertei e cel de la publicare până la termen, minus zilele pentru clarificări. La licitația restrânsă, timpul se împarte în două etape de cel puțin 30 de zile fiecare [2]. A doua poate scădea la 25 de zile la depunerea electronică [8], iar oferta se scrie abia în ea. În urgență sau după un anunț de intenție, în condițiile din lege, termenele pot fi și mai scurte [22][23].

Etapa 2: clarificările

Întrebările tale au un termen-limită în anunț, iar răspunsurile autorității trebuie să vină cu cel puțin 10 zile înainte de termenul de depunere, sau 5 în urgență [3]. La procedura simplificată, minimul e de 6 zile la lucrări și de 3 zile la produse și servicii, iar la produsele de complexitate redusă sau în urgență, de două zile [9]. Un răspuns care schimbă o cerință poate veni deci târziu: cu 10 zile înainte de termen la licitația deschisă [3], cu doar 3 zile la o procedură simplificată de servicii [9]. De aceea întrebările se trimit devreme, ca răspunsul să lase timp pentru ofertă.

Etapa 3: evaluarea

Comisia deschide ofertele, verifică calificarea, evaluează propunerile tehnice și financiare, cere clarificări și documentele justificative. Fiecare rundă de clarificări adaugă zile. Când sunt multe oferte sau când o ofertă e contestabilă, evaluarea se prelungește; autoritatea anunță prelungirile în SEAP.

Etapa 4: rezultatul și contestarea

Decizia se comunică fiecărui ofertant cât mai curând, dar nu mai târziu de 3 zile de la emitere [4]. De la comunicare curge termenul de contestare: 10 zile peste pragul european, 7 sub el [5]. Separat curge termenul de așteptare, înainte de care contractul nu se încheie: cel puțin 11 zile de la pragul european în sus și 8 zile sub el, din ziua următoare trimiterii deciziei de atribuire [13][14]. Termenul crește cu 5 zile când decizia nu se trimite electronic, iar în cazurile din lege, de exemplu când ai fost singurul ofertant și nu există alți operatori implicați, respectarea lui e facultativă [15].

Dacă vine o contestație, Consiliul o soluționează pe fond în 20 de zile de la primirea dosarului achiziției [6], iar decizia lui mai poate fi atacată cu plângere. Dacă autoritatea încheie contractul înainte să primească decizia Consiliului, instanța poate constata nulitatea lui [16]. După o decizie care menține rezultatul, autoritatea e obligată să încheie contractul chiar dacă s-a făcut plângere, dar numai după termenul de așteptare [17]. Are dreptul, nu obligația, să suspende ducerea la îndeplinire a deciziei sau procedura, până când instanța îi comunică hotărârea pe plângere [18]. Instanța poate și ea suspenda procedura, la cererea unei părți [24]. O procedură contestată adaugă, realist, câteva săptămâni până la semnare.

Etapa 5: semnarea

În afara excepțiilor de mai sus, autoritatea semnează contractul cu câștigătorul numai după expirarea termenului de așteptare [13][15]. Dacă s-a depus contestație, semnează după ce a primit decizia Consiliului [16]. Când decizia menține rezultatul, semnează cu câștigătorul declarat [17]; când dispune măsuri de remediere, contractul încheiat fără respectarea lor poate fi anulat [16]. Garanția de participare a câștigătorului se restituie după constituirea garanției de bună execuție, iar ale celorlalți după semnare.

Ce înseamnă pentru planificarea firmei