De ce se resping ofertele la licitații: cele șase motive pe care le vedem cel mai des

Două cuvinte, două familii de greșeli

Când o ofertă cade, comunicarea rezultatului folosește unul din două cuvinte: inacceptabilă sau neconformă. Normele de aplicare ale Legii 98/2016 le definesc separat și obligă comisia să le respingă, la fel ca pe ofertele neadecvate [1]. Cuvântul spune unde s-a rupt: la formă și la ofertant, sau la conținut.

Motivul 1: calificarea și DUAE

Oferta e inacceptabilă când ofertantul nu îndeplinește unul sau mai multe criterii de calificare sau n-a completat DUAE în conformitate cu criteriile stabilite de autoritate [2]. E cel mai frecvent motiv la firmele mici, și cel mai ușor de prevenit: criteriile sunt în fișa de date, iar DUAE se completează cu datele concrete care le acoperă, nu cu bife.

Motivul 2: prețul peste valoarea estimată

Prețul fără TVA din propunerea financiară care depășește valoarea estimată din anunț face oferta inacceptabilă dacă autoritatea nu are fonduri suplimentare [3] sau dacă, deși le are, diferența ar trece de limitele de modificare a contractului din lege [13]. Valoarea estimată e în anunț; pe loturi, pe fiecare lot. Se verifică înainte de a semna formularul de ofertă.

Motivul 3: tăcerea la clarificări

Un răspuns lipsă în termenul stabilit de comisie, sau un răspuns neconcludent, face oferta inacceptabilă [4]. Termenul e scurt, în zile lucrătoare, iar cererea vine în SEAP. Firmele care pierd aici nu au greșit oferta, au greșit calendarul.

Motivul 4: documentele justificative întârziate

După DUAE vine cererea de documente justificative. Legea le cere în cel mult 5 zile lucrătoare de la primirea solicitării, sub sancțiunea excluderii [8]. Certificatele fiscale, cazierele și bilanțurile se pregătesc înainte de depunere, nu după cerere.

Motivul 5: caietul de sarcini neacoperit

Oferta e neconformă când nu satisface corespunzător cerințele caietului de sarcini [5]: un parametru sub cel cerut, un livrabil omis, o cerință fără răspuns. O lipsă mică se mai poate salva doar ca viciu de formă [9] sau ca abatere tehnică minoră, adică una care se completează fără să rezulte o ofertă nouă [10], în limitele de mai jos. Tabelul de conformitate, cerință cu cerință, e instrumentul care previne asta.

Motivul 6: prețul care nu se ține

Oferta e neconformă când propunerea financiară conține prețuri care nu sunt rezultatul liberei concurențe și nu pot fi justificate [6], sau când nu e corelată cu propunerea tehnică. Un preț sub cost pe care nu-l poți fundamenta cu documente cade aici, ca și un preț calculat pentru o echipă mai mică decât cea promisă în propunerea tehnică.

Capcana din răspunsul la clarificări

Multe respingeri se nasc din încercarea de a repara: ofertantul primește cererea de clarificări, vede lipsa și completează. Normele spun că modificarea conținutului propunerii tehnice sau financiare prin răspunsuri face oferta inacceptabilă [7]. Normele admit totuși, în limite strânse, corectarea unui viciu de formă sau a unei abateri tehnice minore din propunerea tehnică, dacă o eventuală schimbare de preț n-ar fi schimbat clasamentul [9], și, în propunerea financiară, îndreptarea erorilor aritmetice și a aspectelor care se pot clarifica fără a încălca tratamentul egal și transparența [12]. Abaterea nu mai e minoră dacă, socotită în bani, trece de 1% din prețul total al ofertei [11]. În afara acestor corectări, răspunsul confirmă și explică, fără să adauge ce n-a fost în ofertă.

Ce faci după o respingere