Cum depui o ofertă în SEAP, pas cu pas

Ce înseamnă să depui o ofertă în SEAP

Depunerea unei oferte nu e un singur buton apăsat. Sunt mai mulți pași, legați unul de altul, și fiecare are un loc fix în platformă. Dacă sari un pas sau încarci documentul greșit în rubrica greșită, riști ca oferta să fie respinsă.

Pasul 0: înscrierea în SEAP și în procedură

Înainte de orice, firma ta trebuie să aibă deja un cont activ în SEAP, cu certificat digital valid. Dacă n-ai parcurs acest pas, îl găsești explicat în ghidul de înscriere în SEAP. Apoi te înscrii punctual în procedura la care vrei să participi, nu doar în platformă în general.

Pasul 1: citești anunțul înainte să deschizi documentația

Înainte să descarci caietul de sarcini, verifică în anunț codul CPV, valoarea estimată, criteriul de atribuire și termenul limită. Lista completă de verificări e în ghidul despre citirea anunțului de participare. O greșeală aici te costă timp pierdut pe un dosar nepotrivit.

Pasul 2: completezi DUAE

DUAE este documentul unic de achiziție european, o declarație pe propria răspundere prin care spui că firma ta nu e în vreo situație de excludere și că îndeplinește criteriile cerute. Se completează de fiecare ofertant participant la procedură, cu informațiile despre situația lui proprie. Dacă oferta e depusă de o asociere, fiecare asociat completează DUAE separat, iar dacă există subcontractanți sau un terț susținător, și aceștia depun propriul DUAE. Nedepunerea DUAE odată cu oferta duce la respingerea ei ca inacceptabilă. Explicăm pe larg completarea lui în ghidul despre DUAE.

Pasul 3: constitui garanția de participare

Garanția de participare este o sumă de bani sau un instrument bancar prin care garantezi că îți menții oferta până la capătul procedurii. Cuantumul ei e stabilit de autoritate și poate fi, de exemplu, o sumă fixă în lei sau în euro, calculată la cursul BNR cu câteva zile înainte de termenul limită. Documentul de constituire a garanției se depune în SEAP, semnat electronic, până la termenul limită de depunere a ofertelor. Important: dovada garanției se încarcă la rubrica «documente de calificare», nu la ofertă tehnică sau financiară, pentru că la deschiderea ofertelor doar aceste secțiuni rămân vizibile autorității. Detalii complete găsești în ghidul despre garanția de participare.

Pasul 4: pregătești propunerea tehnică

Propunerea tehnică este documentul prin care arăți, punct cu punct, cum răspunzi la cerințele din caietul de sarcini. Nu e un eseu liber, ci o corespondență clară cu fiecare cerință. Vezi pașii în ghidul despre propunerea tehnică.

Pasul 5: pregătești propunerea financiară

Propunerea financiară cuprinde atât prețul introdus direct în sistem, cât și documentele cu formularul de ofertă [1]. Prețul se introduce separat de documente și se criptează înainte de salvare. Dacă nu completezi această valoare în sistem, oferta ta nu intră în etapa de evaluare, chiar dacă ai atașat documentele. Detalii despre cum construiești prețul în ghidul despre propunerea financiară.

Pasul 6: încarci și semnezi totul în SEAP

Pasul 7: clarificările, înainte sau după depunere

Dacă ceva din documentație nu e clar, poți cere lămuriri exclusiv prin secțiunea «Întrebări» din procedura derulată în SEAP, nu prin e-mail sau telefon. Autoritatea răspunde public, iar răspunsurile devin parte din documentație. Explicăm mecanismul în ghidul despre clarificări.

Ce se întâmplă după depunere

Odată depusă, oferta de preț poate fi modificată până la închiderea etapei de depunere, sistemul ținând cont doar de ultima variantă salvată. După expirarea termenului, nu mai poți retrage sau modifica oferta decât în condițiile expres prevăzute de lege, sub sancțiunea excluderii și a executării garanției de participare. De aici, procedura intră în evaluare. Dacă vrei să știi cât poate dura, de la anunț până la contract, vezi ghidul despre durata unei licitații.